Une politique d'acquisition se définit par des principes sur lesquels sont constituées les collections de documents.
Elle permet de rationaliser les achats d'une bibliothèque et de mieux gérer le budget pour mieux le défendre.
En effet, la constitution d'une collection de bibliothèque est un acte de tous les jours, et le fait de pouvoir l'expliciter, la justifier, l'argumenter, devant l'autorité de tutelle ou le public, est indispensable pour que le service public qu'est une bibliothèque soit effectivement reconnu comme tel par les usagers.
L'objectif étant de constituer un fonds raisonné, il faut obligatoirement formaliser les critères de développement des collections (voir ci-dessous).
Constituer un fonds en adéquation avec les besoins du public.
L'analyse du public est plus que nécessaire. Il faut connaître les usagers et respecter le pluralisme des opinions et des idées.
Une étude régulière des publics de la bibliothèque est judicieuse, il est nécessaire de s'interroger sur les besoins des publics (suggestions, réservations et demandes).
Il faut également faciliter l'accès à l'information et l'autonomie des usagers.
Ainsi, les documents sont achetés pour permettre aux usagers :
- de s'informer
- de se former
- de se cultiver
- de se distraire
Les collections sont donc destinées à tous. Elles tendent dans leur ensemble à l'encyclopédisme.
L'échelle de complexité, pour le classement des documents se décline comme suit :
0 = rien n'est possédé dans ce domaine
1 = niveau élémentaire, facile, initiation, lecture aisée
2 = niveau de bonne vulgarisation, lecture moyenne
3 = niveau d'études universitaires, lecture difficile ou domaine plus pointu
4 = niveau de recherche, lecture spécialisée
5 = documents extrêmement pointus
La bibiothèque retiendra principalement, pour la constitution de ses fonds, les niveaux 1 et 2 !
Le niveau 3 peut être accepté pour des ouvrages dans un domaine plus précis (astronomie...)
Évaluer l'état global des collections.
Le responsable d'un fonds doit être en mesure de suivre l'état de ses collections, de connaître le nombre de documents et leur répartition par section, par genre et par catégories.
Une analyse de l'usage des collections (statistiques sur les emprunts, nombre de prêts et taux de rotation des documents) est également nécessaire pour construire une politique d'acquisition.
Pour cela, il est possible d'utiliser les statistiques du logiciel documentaire de la bibliothèque, quand celle-ci est informatisée.
Le suivi d'un fonds suppose aussi le désherbage des collections et l'analyse des besoins pour effectuer un réassort si nécessaire.
Ceci afin de garantir le renouvellement des collections et de proposer des documents d'actualité et de qualité physique.
Utiliser des ressources pour effectuer les choix.
Le protocole de sélection des documents à acquérir implique l'utilisation d'outils d'aide à la sélection :
- références et catalogues d'éditeurs, de librairies (Electre...)
- bases de données (BNF et autres bibliothèques)
- revues et critiques professionnelles identifiées en fonction du fonds documentaire (Livre hebdo, Lire...)
- revues et quotidiens généralistes (Le Monde, Télérama...)
- réseaux de professionnels (BDP, Comité lecture)
- sans oublier les suggestions des lecteurs
Nombre de ces outils sont désormais disponibles en ligne.
Il s'agira aussi de prendre en compte les critères de sélection suivants :
- autorité validée
- exactitude et impartialité des informations
- fraîcheur des informations
- pertinence et intérêt du sujet
- caractéristiques physiques du document : présentation, typographie...
- coût
Prévoir un bilan d'acquisition annuel ou pluriannuel.
Le bilan d'acquisition permet à la bibliothèque de suivre et de prévoir les achats et les évolutions.
Il est construit en fonction des critères déclinés ci-dessus (les besoins du public et l'état des collections) et doit s'adapter au budget disponible.